Manajemen
Perubahan

Penataan
Tata Laksana

Penataan Sistem
Manajemen SDM

Penguatan
Akuntabilitas

Penguatan
Pengawasan

Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik

II. Penataan Tata Laksana

II.1. Prosedur Operasional Tetap (SOP) Kegiatan Utama

ULM saat ini masih melaksanakan SOTK menurut Permenristekdikti No.42/2015 dimana terdapat jabatan kabag TU dan 4 subbag serta seluruh tendik masih memegang jabatan administrasi (struktural/eselon).

Seluruh peta proses bisnis sudah pernah disusun pada tahun 2018 dan dilengkapi dengan SOP. Selanjutnya, sesuai PermenPANRB 1 tahun 2020 maka pada akhir tahun 2020 sudah ada 3 staf yang mengikuti penyetaraan jabatan fungsional, yaitu 1 orang Arsiparis, dan 2 orang Analis pengelola keuangan APBN (dilantik pada 28 Desember 2020). Namun demikian karena SOTK yang sesuai dengan penyetaraan jabatan masih dalam proses penyusunan/pengajuan maka probis yang digunakan masih mengacu ke SOTK yang ada.

Sebagai langkah awal penyesuaian SOTK baru maka FT sudah menyiapkan probis yang sesuai dengan usulan SOTK dan penyetaraan jabatan yaitu:

  1. Probis Akademik: Penerimaan mahasiswa baru; dan Pelaksanaan PKM
  2. Probis Keuangan: Pembukuan UP / TUP; dan Pembayaran Honor/Perjadin
  3. Probis Kepegawaian: Usul formasi CPNS dan Disiplin Pegawai
  4. Probis Umum dan BMN: Pengelolaan Surat Keluar; dan Penyelenggaraan Rapat
  5. Probis Kemahasiswaan: Peminjaman Fasilitas Kemahasiswaan; dan Penjaringan Beasiswa.

Inovasi dilakukan dengan selalu mengintegrasikan antar layanan baru dan dimungkinkan karena dikembangkan secara mandiri dalam ekosistem Workspace for Education.

Bukti Dukung  Peta Proses Bisnis:

Mengacu pada peta proses bisnis yang ada, terdapat sebanyak 10 SPP yang didalamnya tercakup SOP yang telah disusun dan dilaksanakan di FT.
SOP disusun mengacu pada PermenPANRB No 35 Tahun 2012 tentang PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

.

Bukti Dukung  Penerapan SOP:

Seluruh SOP utama (akademik) telah dievaluasi dan telah ditindaklanjuti berupa perbaikan SOP atau usulan perbaikan SOP; saat ini evaluasi dilaksanakan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) FT terutama pada SOP pelayanan utama (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian).

Bukti Dukung  Evaluasi SOP:

II.2. E-Office

Sistem pengukuran kinerja di ULM sudah menggunakan teknologi informasi yaitu Sistem Informasi Kinerja (simperja) ULM. Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIA) dan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi umum ULM dan digunakan juga oleh FT dalam mengukur kinerja. Inovasi sistem pengukuran kinerja di tingkat FT adalah adanya dashboard kinerja online dan realtime yang diambil dari berbagai sumber (feeding data) seperti database kepegawaian, database akademik, database keuangan, dlsb. Seluruh informasi kinerja FT pada akhirnya ditampilkan melalui web FT. .

Bukti Dukung  Pengukuran Kinerja menggunakan Teknologi Informasi:

ULM telah memiliki dan memanfaatkan teknologi informasi dalam operasionalisasi manajemen SDM yaitu SIPEG ULM yang datanya terkoneksi dengan aplikasi SKP dan BKD yang rutin diisi dan dikumpulkan oleh dosen dan tenaga kependidikan. Adapun inovasi yang dilakukan adalah mengintegrasikan aplikasi SIPEG ULM dengan SISTER (Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi) yang dikelola oleh kementerian

.

Bukti Dukung  Operasional Manajemen SDM menggunakan Teknologi Informasi:

Pemberikan pelayanan kepada publik di FT sepenuhnya telah menggunakan teknologi informasi sehingga semua layanan bersifat online. Terdapat 46 layanan online, yaitu:

  1. Layanan administrasi akademik: 24 layanan yang diperuntukkan bagi mahasiswa, alumni, masyarakat, dan mitra.
  2. Layanan informasi capaian kinerja: 1 layanan yang khusus untuk manajemen (pimpinan FT) memantau / mengendalikan seluruh pelayanan FT.
  3. Layanan informasi dan pengaduan: 2 layanan yang diperuntukan seluruh civitas dan juga masyarakat untuk menyampaikan pengaduan dan meminta informasi.
  4. Layanan komersial karya intelektual: 4 layanan yang diperuntukan seluruh civitas dan juga masyarakat untuk mengakses karya intelektual dosen FT yang bersifat komersial
  5. Layanan perkantoran digital: 15 layanan yang diperuntukkan bagi manajemen/pimpinan, tenaga kependidikan dan juga dosen.

Inovasi yang ada di layanan online FT adalah memanfaatkan platform Workspace for Education sebagai back bone sehingga seluruh layanan dibangun dengan aplikasi yang legal, free, dan didukung penuh oleh layanan berstandar dunia (khususnya keamanan data), stabilitas server, dan juga pengembang aplikasi pihak ketiga yang sangat andal.

.

Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap (1) pemanfaatan teknologi informasi, (2) Pengukuran Kinerja Unit, dan (3) Pemberian Pelayanan Kepada Publik telah dilakukan secara berkala (bulanan) dengan menggunakan aplikasi monev online;

Bukti Dukung  Monev Pemanfaatan Teknologi Informasi:

II.3. Keterbukaan Informasi Publik

Kebijakan tentang Keterbukaan Informasi Publik di ULM diatur dalam SK Rektor No. 005/UN8/HM/2017. Sebagai Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID) Pelaksana adalah Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama, dan Humas, sementara petugas informasi pelaksana adalah Kasubag Humas ULM. Selanjutnya juga ditetapkan PPID Pelaksana Pembantu dan Petugas Informasi Pelaksana Pembantu di Rektorat, Lembaga, dan UPT di lingkungan ULM berdasar SK Rektor No. 046/UN8/HM/2017.

Sedangkan untuk tingkat fakultas, maka dekan ditetapkan sebagai PPID Pelaksana Pembantu dan Kabag Tata Usaha sebagai Petugas Informasi Pelaksana Pembantu berdasar SK Rektor No. 045/UN8/HM/2017. Dalam implementasinya, seluruh informasi yang dapat diakses publik ditampilkan atau dapat diakses melalui website FT.

.

Bukti Dukung  Penerapan Kebijakan Keterbukaan Informasi:

Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara rutin dan dilaporkan melalui Laporan Capaian Pelayanan ULM mulai tahun 2015 sd 2019. Sedangkan untuk FT, pelaksanaan keterbukaan informasi publik juga dilakukan monev untuk bahan tindak lanjut perbaikan. Monev dilaksanakan menggunakan aplikasi monev online.

.

Bukti Dukung  Monev Pelaksanaan Kebijakan Keterbukaan Informasi Publik:

Go to Top