Manajemen
Perubahan

Penataan
Tata Laksana

Penataan Sistem
Manajemen SDM

Penguatan
Akuntabilitas

Penguatan
Pengawasan

Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik

V. Penguatan Pengawasan

V.1. Pengendalian Gratifikasi

Pengendalian Gratifikasi diatur dalam Peraturan Rektor No. 6 Tahun 2019 tentang Unit Pengendalian Gratifikasi. Berdasar kebijakan pengendalian gratifikasi tersebut maka selanjutnya telah dilakukan berbagai kegiatan public campaign dan sosialisasi pengendalian gratifikasi diantaranya melalui rapat-rapat pimpinan, tayangan di website FT, dan juga poster yang selalu terpasang di lingkungan kampus. .

Bukti Dukung Public Campaign Pengendalian Gratifikasi:

Pengendalian gratifikasi di lingkungan ULM telah diimplementasikan yang ditandai dengan adanya Unit Pengendalian Gratifikasi yang dibentuk sejak tahun 2019 dibawah koordinasi Satuan Pengawasan Internal (SPI) ULM.
Khusus di lingkungan FT implementasi pengendalian gratifikasi juga telah diimplementasikan dan menjadi bagian dari Pakta Integritas yang wajib ditandatangani seluruh pegawai FT ULM.
Saat ini gratifikasi yang dahulu pernah ada karena belum diatur seperti:
1. Tarif layanan (legalisir) --> sejak 2019 sd sekarang seluruh layanan sudah bebas biaya/gratis.
2. Konsumsi seminar/ujian ---> sejak 2019 2019 sd sekarang mahasiswa dilarang menyediakan konsumsi seminar/ujian
3. Biaya pengecekan plagiasi --> sejak 2019 2019 sd sekarang sudah dihapuskan
4. Biaya jurnal --> sejak 2019 2019 sd sekarang sudah dihapuskan
5. Sumbangan alumni --> sejak 2019 2019 sd sekarang sudah dihapuskan

.

Bukti Dukung Implementasi Pengendalian Gratifikasi:

V.2. Penerapan SPIP

Fakultas Teknik telah secara intens membangun lingkungan pengendalian sejak tahun 2020. Beberapa tindakan/kegiatan di FT ULM yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian adalah:

  1. Penandatanganan Pakta Integritas oleh seluruh dosen dan tenaga kependidikan FT;
  2. Dokumen Etika dalam rangka penegakan etika civitas FT; Kewajiban pelaporan BKD, SKP, LHKASN, dan LHKPN; Dalam bidang akademik pengawasan kegiatan perkuliahan online dilakukan dengan menggunakan e-learning (iE ULM).
  3. Identifikasi kebutuhan kompetensi, Standar kompetensi, melaksanakan diklat, melakukan mutasi/reposisi berdasar kompetensi;
  4. Dokumen rekrutmen pimpinan unit kerja yang kompeten;
  5. Manajemen berbasis kinerja, interaksi melalui rapat rutin, respon terhadap laporan/aduan masyarakat;
  6. Tusi sesuai kebutuhan (termasuk rincian masing-masing pokja) termasuk kewenangannya.

.

Bukti Dukung Lingkungan Pengendalian:

Dalam menerapkan manajemen risiko, Fakultas Teknik telah melakukan 2 kegiatan yang memungkinkan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan FT yaitu Identifikasi Risiko dan Analisis Risiko.

  1. Identifikasi risiko dilakukan dengan metode sesuai dengan kegiatan pada Peta Proses Bisnis FT, baik terhadap faktor eksternal (khususnya perubahan kebijakan yang sangat cepat dan perkembangan teknologi) serta faktor internal (terbatasnya jumlah dan kompetensi SDM, dan keterbatasan keuangan) pada setiap satuan kerja. Identifikasi meliputi unit kejadian, pemilik, penyebab, dll.
  2. Analisis risiko untuk mengantisipasi sisa risiko setelah identifikasi dan pengendalian. Analisis menentukan probabilitas dan dampaknya terhadap pencapaian tujuan. Hasil dari analisis risiko adalah status risiko untuk desain pengendalian (Peta Risiko FT).
.
Bukti Dukung Penilaian Risiko Atas Pelaksanaan Kebijakan:

Setelah fokus pada lingkungan pengendalian (2020) dan penilaian risiko (2020), Fakultas Teknik mulai tahun 2021 mulai melakukan pengendalian. Pengendalian dilaksanakan berdasar hasil penilaian risiko yang disusun, meliputi:

  1. Evaluasi kinerja FT (triwulanan 2020-2021) berdasar Perjanjian Kinerja dan juga IKU ULM & FT.
  2. Melakukan kegiatan pembinaan SDM khususnya dalam rangka memberikan Pelayanan Prima
  3. Selalu memantau pelayanan secara online dan real time melalui dashboard layanan (CC FT)
  4. Menetapkan IKU Individu berdasar IKU atasan
  5. Memperjelas lingkup tugas pokok dan fungsi staf sesuai dengan kompetensinya.
  6. Menerapkan sistem otorisasi dalam setiap pelayanan (otorisasi pemberi layanan dan pengguna layanan)
  7. Pemanfaatan datasheet layanan online utk mengendalikan waktu pelayanan
  8. Menerapkan sistem hak akses sesuai kewenangan dalam manajemen database
  9. Menerapkan sistem kolaboratif berbasis cloud agar akuntabilitas terhadap sumberdaya (sarpras dan keuangan) menjadi akuntabel
  10. Datasheet menjadi alat pengarsipan digital dan pemantauan/pengendalian internal

.

Bukti Dukung Kegiatan Pengendalian untuk Meminimalisir Risiko:

FT telah menggunakan berbagai sarana komunikasi dalam sistem pengendalian intern sehari-hari, namun demikian dihadapkan dengan kondisi WfH dan paperless policy maka surat elektronik (email) merupakan ujung tombak komunikasi selain media digital lainnya seperti youtube, instagram, website, facebook, whatsapps, telegram, dll.

Sistem email di lingkungan FT ULM menggunakan sistem akun tunggal yang terintegrasi dengan SIA (simari.ulm.ac.id) dan sangat memudahkan dalam manajemen komunikasi. Penggunaan akun tunggal dapat dikendalikan untuk fungsi pengelompokan (labeling), terintegrasi dengan sistem calender pribadi, hingga pengendalian hak akses atas dokumen/database yang ada.

Adapun manajemen sistem informasi menggunakan ekosistem Workspace for Education yang tersedia secara legal dan free yang meliputi kebutuhan manajemen sistem informasi perkantoran (administrasi) mulai hulu hingga hilir. Beberapa keuntungan penggunaan ekosistem ini adalah

  1. dukungan tanpa batas dari penyedia platform dan juga pengembang dari pihak ketiga;
  2. bebas biaya (Rp.0) dalam hal pengembangan dan pemeliharaan;
  3. sangat mendukung mekanisme kerja kolaboratif yang sangat dibutuhkan untuk memberikan layanan secara cepat, mudah, dan murah;
  4. seluruh aplikasi sudah sangat dipahami dan dikuasai oleh staf sehingga tidak perlu keahlian khusus tambahan;
  5. fleksibilitas sangat tinggi sehingga sangat membantu dalam pengendalian risiko khususnya perubahan kebijakan.

.

Bukti Dukung SPIP telah diinformasikan:

V.3. Pengaduan Masyarakat

FT telah mengimplementasikan seluruh kebijakan pengaduan masyarakat sesuai Permendikbud No. 126 Tahun 2014 tentang Penanganan Pengaduan di Lingkungan Kemendikbud khususnya pasal 5 ayat 3. FT ULM mengimplementasikan kebijakan Pengaduan Masyarakat berdasarkan SK Dekan No. 5/UN8.1.31/WS/2021 tentang Pedoman Pengaduan Masyarakat dan WBS Fakultas Teknik Universitas Lambung Mangkurat. FT membuat inovasi terkait pengaduan masyarakat yang sesuai dengan kebutuhan FT yaitu pengaduan terkait layanan dan kondisi internal FT (sarana, prasarana, proses pembelajaran, praktikum, dll). Sehingga FT menampung laporan yang masuk dan menindaklanjuti laporan tersebut kemudian meneruskan laporan ke SPI ULM secara berkala. Untuk menindaklanjuti Pengaduan Masyarakat, maka dibuat Tim berdasarkan SK Dekan No. 2/UN8.1.31/WS/2021 tentang Pembentukan Tim Pengaduan Masyarakat dan WBS dengan tugas untuk: 1. Merespon adanya Pengaduan Masyarakat baik dari dalam lingkungan Fakultas Teknik ULM maupun luar instansi. 2. Melaksanakan seluruh tahapan Pengaduan Masyarakat berdasarkan pedoman yang berlaku. 3. Membuat laporan penyelenggaraan Pengaduan Masyarakat. .

Bukti Dukung Implementasi Kebijakan Pengaduan Masyarakat:

Pengaduan masyarakat di FT ULM berdasarkan laporan yang masuk dalam kurun waktu 2019-2020 terdapat 80 pengaduan masyarakat dan 79 diantaranya sudah ditindaklanjuti. Adapun dalam kurun waktu 2021 terdapat sampai dengan bulan Juli 2021 terdapat 55 pengaduan masyarakat dan sudah ditindaklanjuti. Pengaduan ini langsung didisposisi kepada Pimpinan sesuai dengan jenis dan tipe pengaduan, dan langsung ditindaklanjuti, sehingga jumlah pengaduan sebanding dengan jumlah pengaduan yang ditindaklanjuti.

.

Bukti Dukung Penanganan pengaduan masyarakat, monev dan evaluasi:

Penanganan pengaduan masyarakat dimonitoring dan evaluasi secara berkala tiap bulan; terkhusus untuk pengaduan masyarakat, dapat dimonitor setiap saat karena sudah tersistem dengan Aplikasi Lapor FT dan manajemen berbasis G-Suite yang digunakan oleh FT-ULM. Hasil monitoring dan evaluasi dilaporkan setiap satu bulan kepada pimpinan FT ULM.

Seluruh hasil evaluasi atas pengaduan masyarakat telah ditindaklanjuti oleh FT. Di FT-ULM dalam kurun waktu 2019-2020 dari 80 pengaduan masyarakat, 79 diantaranya sudah ditindaklanjuti oleh FT. Adapun kurun waktu 2021 sampai dengan bulan juli 2021 terdapat 55 pengaduan masyarakat dan sudah ditindaklanjuti oleh FT. Tindak lanjut pengaduan masyarakat oleh pimpinan tergantung pada jenis dan tipe pengaduan yang dilaporkan oleh masyarakat.

V.4. Whistle-Blowing System

Whistle Blowing System (WBS) diterapkan melalui kebijakan di tingkat FT ULM melalui SK Dekan No. 5/UN8.1.31/WS/2021 tentang Pedoman Pengaduan Whistle Blowing System di Lingkungan FT. Pedoman ini selanjutnya menjadi pegangan pelaksanaan pengaduan bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Kebijakan Pengaduan WBS telah diinternalisasi baik melalui kegiatan sosialisasi secara aktif maupun secara pasif melalui media web FT, IG, maupun leaflet/poster. Sosialisasi dilakukan melalui forum pertemuan rutin pimpinan dan di setiap kesempatan pertemuan. Untuk menindaklanjuti Pengaduan WBS, maka dibuat Tim berdasarkan SK Dekan No. 2/UN8.1.31/Ws/2021 tentang Pembentukan Tim Pengaduan Whistle Blowing System (WBS) dengan tugas untuk: 1. Merespon adanya Pengaduan WBS baik dari dalam lingkungan Fakultas Teknik ULM maupun luar instansi. 2. Melaksanakan seluruh tahapan Pengaduan WBS berdasarkan pedoman yang berlaku. 3. Membuat laporan penyelenggaraan Pengaduan WBS. .

Bukti Dukung Internalisasi  Whistle Blowing System :

Penerapan WBS di lingkungan FT berjalan sebagaimana kebijakan yang ada. Untuk pelaporan oleh masyarakat / civitas akademik FT disediakan Layanan Pengaduan WBS online yang dapat diakses melalui website FT

.

Bukti Dukung Penerapan, Evaluasi dan Tindak Lanjut Whistle Blowing System :

Penerapan Whistle Blowing System telah dimonitoring dan evaluasi secara berkala (bulanan) menggunakan aplikasi online yang diberi nama Monev-WBS. Jangka waktu pelaksanaan monitoring dijadwalkan setiap bulan.

Hasil evaluasi penerapan Whistle Blowing System telah ditindaklanjuti oleh FT meski selama ini tidak ditemukan pengaduan oleh whistleblower. Tindaklanjut yang dilakukan adalah evaluasi dan pembaruan mekanisme pengaduan whistle blowing system agar whistleblower merasa lebih aman dalam melakukan pengaduan.

V.5. Penanganan Benturan Kepentingan

Sudah terdapat identifikasi/pemetaan benturan kepentingan pada seluruh tugas fungsi utama; Identifikasi benturan kepentingan di lingkungan FT-ULM disusun tidak hanya yang berhubungan dengan kegiatan utama (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) saja, tetapi juga yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan pendukung, seperti; terkait aset, terkait anggaran, terkait rekrutmen pegawai, dan lain-lain. .

Bukti Dukung Pemetaan Penanganan Benturan Kepentingan:

Penanganan Benturan Kepentingan disosialiasikan/ diinternalisasikan ke seluruh civitas; sosialisasi dilakukan melalui website FT, Instagram FT, rapat pimpinan yang dilaksanakan rutin setiap bulan dan dalam kegiatan-kegiatan yang melibatkan civitas akademik FT-ULM .

Bukti Dukung Sosialisasi Penanganan Benturan Kepentingan:

Penanganan Benturan Kepentingan telah diimplementasikan ke kegiatan utama (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) dan kegiatan pendukung di lingkungan FT-ULM;

.

Bukti Dukung Penanganan Benturan Kepentingan, Evaluasi dan Tindak Lanjut:

Penanganan Benturan Kepentingan dievaluasi secara berkala bulanan oleh FT; Jangka waktu pelaksanaan monitoring dijadwalkan setiap bulan.

Hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan telah ditindaklanjuti, meskipun hasilnya tidak menemukan pengaduan terkait benturan kepentingan di FT-ULM. Upaya tindak lanjut yang dilakukan adalah peningkatan komitmen pejabat dan pegawai di FT-ULM untuk terhindar dari benturan kepentingan dalam bentuk apapun dalam melaksanakan ketentuan Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan dalam tugas/fungsi utama

Go to Top