YouTubeInstagram

II. Penataan Tatalaksana

Inovasi di Area Penataan Tatalaksana

Inovasi di Area Penataan Tatalaksana:

(1) Inovasi: Transkrip dicetak oleh sistem / SIMARI; Format 2 bahasa; Standar Kertas / Foto; dan Legalisir. 

(2) Perubahan: 

  • Transkrip dicetak SIMARI (mulai wisuda 96 >Mei 2020; Format 2 bahasa; Standar Kertas; Foto)
  • Lembar Pengesahan yang terintegrasi dengan Program Percepatan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen. 
  • Disposisi online: layanan administrasi dapat diakses 24 jam; sebagian layanan sudah full paperless; 

(3) Dampak terhadap pelayanan publik: Dokumen transkrip memiliki keamanan data lebih baik.

 

1. Prosedur operasional tetap (SOP) kegiatan utama

  • Acuan: PermenPAN RB No 19 TAHUN 2018 ttg Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah
  • Acuan: PermenPAN RB No 35 Tahun 2012 ttg Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan
  • Acuan: Kepmendikbud No. 154/P/2018 ttg Peta Proses Bisnis Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
  • Acuan: Kepmendikbud No. 386/P/2019 ttg Prosedur Operasional Standar Administrasi Pemerintahan Generik Ketatausahaan di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Ikon

Permen PAN RB No. 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah

1 berkas 855 KB
Unduh

Ikon

Permen PAN RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan

1 berkas 701 KB
Unduh

Ikon

Kepmendikbud No. 154 Tahun 2018 tentang Peta Proses Bisnis Kemendikbud RI

1 berkas 35 MB
Unduh

Ikon

Kepmendikbud No 386 Tahun 2019 tentang POS Administrasi Pemerintahan Generik Ketatausahaan di Lingkungan Kemendikbud

1 berkas 7 MB
Unduh

1.a. SOP mengacu pada peta proses bisnis instansi

Ikon

Peta Proses Bisnis FT 2020

1 berkas 3 MB
Unduh

1.b. Prosedur operasional tetap (SOP) telah diterapkan

SOP telah diterapkan melalui implementasi layanan: 

  1. Seluruh layanan yang telah beroperasi: https://ft.ulm.ac.id/id/layanan/
  2. Seluruh bukti kinerja layanan yang telah beroperasi: https://ft.ulm.ac.id/id/statistik-layanan/
1.c. Prosedur operasional tetap (SOP) telah dievaluasi

2. E-office

2.a. Sistem pengukuran kinerja unit menggunakan teknologi informasi

Kinerja unit kerja FT ditetapkan menggunakan Kontrak Kerja Dekan ke Rektor

Sistem Informasi Kinerja PNS di ULM → database Penilaian Kinerja Individu

  1. Sistem pengukuran di FT menggunakan sistem teknologi informasi: 
  2. Indikator terkait Mahasiswa: database Input Data Kemahasiswaan 
  3. Indikator terkait Dosen dan Tendik: database DUK FT 2020
  4. Indikator capaian Tridharma: database BKD 
  5. Penghitungan angka kredit dosen: database  DUPAK  FT
2.b. Operasionalisasi manajemen SDM sudah menggunakan teknologi informasi
  • Untuk masing-masing dosen dan tendik menggunakan SIPEG; https://sdm.ulm.ac.id/beranda
  • Sinkronisasi manajemen SDM (Dosen) menggunakan SISTER; http://sister.ulm.ac.id/auth/login
  • Pada level FT dilengkapi dengan sistem pengendalian SDM melalui: database DUK FT 2020 
  • Operasionalisasi manajemen SDM menggunakan teknologi informasi ini adalah inovasi percepatan kenaikan jabatan fungsional: DUPAK terintegrasi  database BKD. Hal ini untuk mengatasi kesulitan pendataan dan pengumpulan data tridharma utk pengusulan kenaikan jafung dosen.
2.c. Pelayanan kepada publik menggunakan teknologi informasi
2.d. Monitoring dan evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi informasi
  • Monitoring terhadap pemanfaatan teknologi untuk pengukuran kinerja unit: Sistem Informasi Eksekutif (SIE) : https://reports.ulm.ac.id/ 
  • Evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi untuk pemberian layanan kepada publik → evaluasi SOP 2016  —> perubahan alur kerja layanan → perlu layanan baru
  • Hasilnya terhadap pemanfaatan teknologi untuk pemberian layanan kepada publik → rekomendasi UPM untuk alur kerja layanan online
  • Tindak Lanjutnya terhadap pemanfaatan teknologi untuk operasionalisasi SDM pemberian layanan kepada publik → 39 layanan online FT (versi 2)

3. Keterbukaan Informasi Publik

Acuan: Permenristekdikti No. 75 Tahun 2016 ttg Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kemenristekdikti

Ikon

Permenristekdikti No. 75 Tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kemenristekdikti

1 berkas 213 KB
Unduh

3.a. Penerapan kebijakan tentang keterbukaan informasi publik
  • Kebijakan informasi publik di ULM sudah berjalan dengan dibuktikan ULM memperoleh penghargaan berturut-turut sejak 2015 sd 2019.
  • Pada lingkungan FT keterbukaan informasi publik dilaksanakan melalui media website FT yang berisi seluruh informasi yang dapat diakses publik. Informasi yang disajikan sangat lengkap, baik yang bersifat informasi statis maupun dinamis. Informasi juga mencakup data-data dan hasil pengolahan data yang disajikan secara menarik menggunakan infografis (tabel, chart, ikon, dll). Tampilan informasi publik disajikan dalam menu utama (statis), dan juga beberapa menu dinamis, spt; Pengumuman, Berita, Agenda, IG FT, dan ikon pelayanan.

 

3.b. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan
  • Monitoring melalui Jumlah yang view web dan Jumlah download file
  • Evaluasi menggunakan instrumen: http://bit.ly/LFT_lapor
  • Hasil: melaksanakan feedback dari laporan (kalau tidak ada laporan di LaporFT!  maka tidak masalah)
  • Tindak lanjut: melakukan penambahan fitur informasi dan perbaikan komunikasi hasil layanan
Layanan Sekretariat / Front Office

Jumlah Pengguna Layanan Sekretariat / Front Office

Layanan Akademik

Jumlah Pengguna Layanan Akademik

Layanan Kemahasiswaan

Jumlah Pengguna Layanan Kemahasiswaan

Layanan Keuangan Kepegawaian

Jumlah Pengguna Layanan Keuangan Kepegawaian

Layanan UMBMN

Jumlah Pengguna Layanan UMBMN

Pergi ke Atas