Manajemen Perubahan

Manajemen
Perubahan

Penataan
Tata Laksana

Penataan Sistem
Manajemen SDM

Penguatan
Akuntabilitas

Penguatan
Pengawasan

Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik

I. Manajemen Perubahan

I.1. Tim Kerja

I.1.a. Unit kerja telah membentuk tim untuk melakukan pembangunan Zona Integritas

Fakultas Teknik (FT) ULM melaksanakan Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (ZI WBK) berdasar SK Rektor No. 975/UN8/WS/2021 Tanggal 27 April 2021. Di tingkat unit kerja, Dekan FT membentuk Tim Pembangunan ZI WBK FT melalui SK Dekan No 115/UN8.1.31/WS/2021 tanggal 4 Mei 2021. Tim Pembangunan ZI WBK FT terdiri atas ketua dan 6 orang manajer area perubahan dibantu beberapa anggota, yaitu:

Ketua : Dekan FT ULM (Bani Noor Muchamad)
Manager Area Perubahan: Noor Razikin (mewakili unsur tendik )
Manager Area Penataan Tata Laksana: Andy Mizwar (mewakili unsur pimpinan)
Manager Area Sistem Manajemen SDM: Inda Ayu Chairani (mewakili unsur tendik keuangan & kepegawaian)
Manager Area Penguatan Akuntabilitas: Romla Noor Hakim (mewakili unsur pimpinan)
Manager Area Penguatan Pengawasan: Meilana Dharma Putra (mewakili unsur UPM/Penjaminan Mutu)
Manager Area Penguatan Pelayanan Publik: Mohammad Ibnu Saud (mewakili unsur dosen).

Bukti Dukung Pembentukan Tim Pembangunan ZI:

I.1.a.1 SK Rektor No. 975/UN8/WS/2021 Tanggal 27 April 2021
I.1.a.2 SK Dekan No 115/UN8.1.31/WS/2021 Tanggal 4 Mei 2021

I.1.b. Penentuan anggota Tim dipilih melalui prosedur/mekanisme yang jelas

Penentuan Tim Pembangunan ZI WBK FT telah melalui prosedur dan mekanisme yang jelas oleh Tim Seleksi yang dibentuk berdasar SK Dekan No 114/UN8.1.31/WS/2021 Tanggal 28 April 2021. Proses pemilihan Tim Pembangunan ZI WBK FT meliputi unsur pimpinan, dosen, dan tendik.

Tim seleksi melakukan proses seleksi terhadap staf yang memiliki kemampuan dan kesesuaian dengan tugas pokok dan fungsi. Persyaratan untuk Tim Pembangunan ZI WBK meliputi:

Memiliki Kompetensi dalam pemahaman dan implementasi Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi
Memahami Tupoksi Tim Pokja pembangunan zona integritas
Memiliki dedikasi dan loyalitas dalam bekerja
Teliti, cepat dan tepat waktu dalam bekerja
Tidak pernah melakukan tindak pidana serta pelanggaran kode etik dan disiplin
Penilaian berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Track record Pegawai.

Adapun Prosedur dan Mekanisme penentuan Tim Pembangunan ZI WBK FT telah dituangkan dalam Lampiran SK Dekan No 114/UN8.1.31/WS/2021 Tanggal 28 April 2021 Keanggotaan Tim Pembangunan ZI WBK FT 2021 melibatkan seluruh unsur yang ada.

Anggota Area Perubahan: Fuji Herawati
Anggota Area Penataan Tata Laksana: Wardatunnisa
Anggota Area Sistem Manajemen SDM: Djawita
Anggota Area Penguatan Akuntabilitas: Sumadianto
Anggota Area Penguatan Pengawasan: Pathur Raziansyah
Anggota Area Penguatan Pelayanan Publik: Sitti Rahmawati

Bukti Dukung Prosedur Penentuan Anggota Tim:

I.1.b.1. SK Dekan No. 114 Tahun 2021 tentang Tim Seleksi & Pedoman Pemilihan
I.1.b.2. Surat undangan untuk menjadi Tim Pembangunan ZI WBK
I.1.b.3. Dokumen SKP 2020, LHKPN 2020, LHKASN 2020, dan Curriculum Vitae
I.1.b.4. Dokumen Hasil Seleksi Tim Pembangunan ZI WBK FT 2021

I.2. Rencana Pembangunan Zona Integritas

I.2.a. Dokumen rencana kerja pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM

Mengacu pada Permen PAN RB No 52 tahun 2014 dan perubahannya (Permen PANRB No 10 tahun 2019) maka FT ULM telah memiliki Rencana Kerja Pembangunan ZI WBK FT (2020-2024). Rencana kerja ini mencakup Rencana Aksi untuk Tahun 2021. Rencana Kerja Pembangunan ZI FT 2020-2024 mengacu pada Rencana Peta Jalan Reformasi Birokrasi ULM (2020-2024). .

Bukti Dukung Dokumen Rencana Kerja Pembangunan ZI:

I.2.a.1. Dokumen Peta Jalan Reformasi Birokrasi ULM 2020-2024.
I.2.a.2. Dokumen Rencana Kerja ZI WBK/WBBM FT (2020-2024)
I.2.a.3. Dokumen Rencana Aksi (Tahun 2021)

I.2.b. Dalam dokumen pembangunan terdapat target-target prioritas yang relevan dengan tujuan pembangunan WBK/WBBM

Dalam Dokumen Rencana Kerja Pembangunan ZI WBK FT (2020-2024) telah disusun target prioritas (quick win program) yang sangat relevan dengan tujuan pembangunan ZI WBK di lingkungan FT. Target prioritas (quick win) ini disusun dengan mempertimbangkan kondisi, permasalahan, kebutuhan, dan kemampuan yang ada di FT ULM. Penyusunan ini juga mempertimbangkan Permen PANRB No. 10 tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan

Bukti Dukung Terget-Target Prioritas:

I.2.b.1. Program Quick Win Pembangunan ZI WBK FT (FT Gesit Melayani)
1. FT e-Services
2. FT e-Command Center
3. FT e-Response
4. FT e-Commerce
5. FT e-Office

I.2.c. Terdapat mekanisme atau media untuk mensosialisasikan pembangunan WBK/WBBM

Mekanisme sosialisasi pembangunan ZI WBK FT dilakukan secara terintegrasi dengan proses pembangunan yang berjalan (real time) serta menyatu dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja, khususnya melalui pelayanan online;
Adapun media utama sosialisasi pembangunan ZI WBK FT adalah halaman khusus “ZI WBK” pada website FT. Dalam halaman ZI WBK ini tersedia seluruh informasi, termasuk capaian yang bersifat dinamis/real time. Selain itu media sosialisasi juga dilakukan melalui setiap forum pertemuan baik luring maupun daring, disisipkan dalam setiap media informasi (poster, leaflet, banner, spanduk, dll), serta media sosial lainnya, seperti Instagram, Youtube, dan WAG lainnya.

Bukti Dukung mekanisme/media sosialisasi:

I.2.c.1. Website Fakultas Teknik (halaman ZI WBK, banner Halaman Utama)
I.2.c.2. Instagram Fakultas Teknik
I.2.c.3. Channel Youtube Fakultas Teknik
I.2.c.4. Poster/Spanduk/Banner
I.2.c.5. Sosialisasi melalui email blast
I.2.c.6. Laporan (Undangan, Materi, Dokumentasi, Banner)

I.3. Pemantauan dan Evaluasi Pembangunan WBK/WBBM

I.3.a. Seluruh kegiatan pembangunan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana

Sesuai dengan Rencana Kerja Pembangunan ZI WBK FT 2020-2024, khususnya Rencana Aksi 2021 maka seluruh program dan kegiatan telah dilaksanakan dengan baik. Seluruh proses dan tahapan pembangunan dilaporkan secara rutin tiap bulan. Laporan Pelaksanaan menggambarkan kemajuan pembangunan ZI WBK FT

I.3.b. Terdapat monitoring dan evaluasi terhadap pembangunan Zona Integritas

Untuk menjamin pelaksanaan Pembangunan ZI WBK FT berjalan sesuai rencana maka seluruh program dan kegiatan dimonitoring dan dievaluasi secara berkelanjutan. Proses monitoring dan evaluasi dilaksanakan langsung oleh pimpinan (Ketua tim pembangunan ZI WBK) menggunakan instumen yang valid dan diimplementasikan secara online. Hasil monitoring dan evaluasi dilaporkan (Laporan Monev) bersama-sama dengan laporan pelaksanaan pembangunan sebagai satu kesatuan. Hal ini agar keterkaitan antara pelaksanaan dan monitoring dan evaluasi dapat dilihat dan dipahami dengan baik. Laporan disampaikan rutin setiap bulan mulai tahun 2021.

I.3.c. Hasil Monitoring dan Evaluasi telah ditindaklanjuti

Setelah rencana dilaksanakan dan dilakukan monitoring dan evaluasi maka setiap kekurangan yang ada dilaporkan sebagai rencana tindak lanjut. Ketiga aspek ini (pelaksanaan, monev, dan tindak lanjut) disajikan sebagai satu kesatuan dokumen yang saling berkaitan (tidak dapat dipisahkan). Rencana tindak lanjut selanjutnya dilaporkan (Laporan Rencana Tindak Lanjut) pada laporan pelaksanaan bulan berikutnya. Seluruh laporan dilaporkan rutin setiap bulan mulai tahun 2021.

Bukti Dukung Pelaksanaan, monev dan tindak lanjut:

I.3.c.1. Dokumen Pelaksanaan Pembangunan ZI WBK
I.3.c.2. Dokumen Laporan Monev Pembangunan ZI

I.4. Perubahan pola pikir dan budaya kerja

I.4.a. Pimpinan berperan sebagai role model dalam pelaksanaan Pembangunan WBK/WBBM

Role model pembangunan ZI melibatkan seluruh unsur pimpinan di lingkungan FT mulai dari Dekan, Wakil Dekan, Sub-koordinator Pokja, Koordinator Program Studi, Kepala Laboratorium, hingga Ketua Organisasi Mahasiswa. Penunjukan seluruh unsur pimpinan ini untuk memastikan pelaksanaan pembangunan ZI sampai ke tingkat paling bawah. Role model ditetapkan berdasar SK Dekan No. 117/UN8.1.31/WS/2021 tanggal 20 Mei 2021 .

Bukti Dukung Peran Pimpinan sebagai Role Model:

I.4.a.1. SK Dekan No. 117/UN8.1.31/WS/2021 tentang Penetapan Role Model Pembangunan ZI WBK FT, tanggal 20 Mei 2021

SK Dekan No. 117 Tahun 2021 tentang Penetapan Role Model Pelaksanaan Pembangunan ZI pada FT ULM

1 berkas 1.2 MB

Unduh

I.4.b. Sudah ditetapkan agen perubahan

Agen Perubahan (agent of change) Pembangunan ZI WBK FT telah ditetapkan melalui SK Dekan No 116/UN8.1.31/WS/2021 tanggal 20 Mei 2021 dengan mengacu pada Permen PANRB 27/2014 ttg Pedoman Pembangunan Agen Perubahan. Penetapan dilakukan melalui proses seleksi oleh tim seleksi. Agen Perubahan ditetapkan 1 orang untuk masing-masing tata nilai yang berlaku di FT .
Tata-nilai Giat: Nor Yati
Tata-nilai Efisien: Andreyan Rizky Baskara
Tata-nilai Santun: Andi Asrena Wahyudi
Tata-nilai Inovatif: Naimatul Aufa
Tata-nilai Terampil: M. Syaifullah

Sejauh ini agen perubahan sangat berkontribusi dalam proses pembangunan ZI WBK FT
-Kontribusi agen perubahan giat adalah berjalannya pelayanan online lebih baik
-Kontribusi agen perubahan efisen adalah terciptanya model pemantauan kinerja melalui FT Command Center dan aplikasi Android Gesit
-Kontribusi agen perubahan santun adalah terlayaninya keluhan dan permintaan informasi dengan lebih cepat
-Kontribusi agen perubahan inovatif adalah terciptanya layanan e-commerce untuk karya akademik
-Kontribusi agen perubahan terampil adalah berjalannya proses administrasi akademik yang terintegrasi dan kolaboratif

Bukti Dukung Penetapan Agen Perubahan:

I.4.b.1. SK Dekan No . 114/UN8.1.31/WS/2021 Tim Seleksi Agen Perubahan
I.4.b.2. SK Dekan No 116/UN8.1.31/WS/2021 Agen Perubahan Pembangunan ZI WBK FT 2021

I.4.c. Telah dibangun budaya kerja dan pola pikir di lingkungan organisasi

Budaya kerja telah dibangun yaitu dengan menerapkan tata-nilai yang melandasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yaitu tata-nilai GESIT. -Tata-nilai Giat memiliki makna bersemangat dalam perbuatan dan usaha untuk memberikan hasil yang terbaik, -Tata-nilai Efisien memiliki makna pencapaian keluaran (output) tertentu dengan masukan paling rendah atau masukan paling rendah dengan keluaran (output) maksimal, -Tata-nilai Santun memiliki makna halus dan baik budi bahasanya serta tingkah lakunya; sabar dan tenang; atau sopan; penuh rasa belas kasihan; suka menolong, -Tata-nilai Inovatif memiliki makna memiliki daya cipta, kemampuan untuk menciptakan hal baru yang berbeda dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya. Hal baru tersebut dapat berupa gagasan, metode, atau alat, -Tata-nilai Terampil memiliki makna cakap dalam menyelesaikan tugas; mampu dan cekatan. dengan budaya kerja yang dilandasi tata-nilai GESIT ini maka terbentuklah pola pikir untuk memberikan pelayanan yang prima (mudah, cepat, dan murah).
Budaya kerja lainnya adalah budaya bekerja secara kolaboratif berbasis cloud-online sehingga terbentuklah pola pikir bekerja secara efisen dan efektif. dengan diterapkannya budaya kerja di atas maka saat ini kepuasaan akan layanan yang diberikan oleh FT sudah menjadi lebih baik (IKM 2020 adalah 78,64% kemudian meningkat pada tahun 2021 menjadi 90,98%) dan resistensi terhadap perubahan semakin jauh menurun.

Bukti Dukung Budaya Kerja dan Pola Pikir:

I.4.c.1. Tata Nilai GESIT
I.4.c.2. IKM Tahun 2020 dan IKM Tahun 2021
I.4.c.3. Testimoni Layanan Online FT
I.4.c.4. Screen shot template email yg menampilkan header Si Gesit

IKM Unit Pelayanan (2021)

IKM Unit Pelayanan (2020)

I.4.d. Anggota organisasi terlibat dalam pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM

Proses pembangunan ZI WBK FT di ULM melibatkan seluruh civitas, mulai dari level pimpinan hingga staf; mencakup dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan juga alumni/masyarakat/mitra. Masing-masing memiliki peran dan kontribusi yaitu:

Pimpinan (Dekan, Wakil Dekan, & Koprodi) berperan merumuskan kebijakan dan rencana serta memimpin proses perubahan
Dosen memiliki peran menjadi pelaksana, pengguna, sekaligus memberikan masukan.
Tenaga kependidikan memiliki peran sebagai pelaksana, pengguna, sekaligus memberikan masukan.
Mahasiswa memiliki peran memberikan masukan sebagai user/pengguna terbesar dari layanan online FT
Alumni/masyarakat/mitra memiliki peran masukan sebagai user/pengguna terbesar dari layanan online FT

Bukti Dukung keterlibatan anggota dalam Pembangunan ZI:

I.4.d.1. Dokumen Rencana Kerja Pembangunan ZI WBK FT 2020-2024
I.4.d.2. Dokumen Pelaksanaan Pembangunan ZI WBK (poin 3)

Media Sosialisasi ZI WBK

Sosialisasi pembangunan ZI secara khusus juga dilakukan melalui mekanisme yang terintegrasi dengan pelaksanaan tupoksi unit kerja, serta melalui media Website FT berupa halaman khusus ZI WBK, Instagram, Youtube FT, dan disisipkan dalam setiap forum pertemuan dan komunikasi daring maupun luring sebagai pembuka materi, cover, banner, header email dan g-form, dsb.