Penataan Tata Laksana

Manajemen
Perubahan

Penataan
Tata Laksana

Penataan Sistem
Manajemen SDM

Penguatan
Akuntabilitas

Penguatan
Pengawasan

Peningkatan Kualitas
Pelayanan Publik

II. Penataan Tata Laksana

II.1. Prosedur Operasional Tetap (SOP) Kegiatan Utama

II.1.a. SOP mengacu pada peta proses bisnis instansi

ULM saat ini masih melaksanakan SOTK menurut Permenristekdikti No.42/2015 dimana terdapat jabatan kabag TU dan 4 subbag serta seluruh tendik masih memegang jabatan administrasi (struktural/eselon).

Seluruh peta proses bisnis sudah pernah disusun pada tahun 2018 dan dilengkapi dengan SOP. Selanjutnya, sesuai PermenPANRB 1 tahun 2020 maka pada akhir tahun 2020 sudah ada 3 staf yang mengikuti penyetaraan jabatan fungsional, yaitu 1 orang Arsiparis, dan 2 orang Analis pengelola keuangan APBN (dilantik pada 28 Desember 2020). Namun demikian karena SOTK yang sesuai dengan penyetaraan jabatan masih dalam proses penyusunan/pengajuan maka probis yang digunakan masih mengacu ke SOTK yang ada.

Sebagai langkah awal penyesuaian SOTK baru maka FT sudah menyiapkan probis yang sesuai dengan usulan SOTK dan penyetaraan jabatan yaitu:

Probis Akademik: Penerimaan mahasiswa baru; dan Pelaksanaan PKM
Probis Keuangan: Pembukuan UP / TUP; dan Pembayaran Honor/Perjadin
Probis Kepegawaian: Usul formasi CPNS dan Disiplin Pegawai
Probis Umum dan BMN: Pengelolaan Surat Keluar; dan Penyelenggaraan Rapat
Probis Kemahasiswaan: Peminjaman Fasilitas Kemahasiswaan; dan Penjaringan Beasiswa.

Inovasi dilakukan dengan selalu mengintegrasikan antar layanan baru dan dimungkinkan karena dikembangkan secara mandiri dalam ekosistem Workspace for Education.

Bukti Dukung Peta Proses Bisnis:

II.1.a.1. Dokumen Peta Proses Bisnis

II.1.b. Prosedur operasional tetap (SOP) telah diterapkan

Mengacu pada peta proses bisnis yang ada, terdapat sebanyak 10 SPP yang didalamnya tercakup SOP yang telah disusun dan dilaksanakan di FT.
SOP disusun mengacu pada PermenPANRB No 35 Tahun 2012 tentang PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Bukti Dukung Penerapan SOP:

II.1.b.1. SOP versi 2020
II.1.b.2. SOP versi 2021
II.1.b.3. Screen shoot penerapan SOP secara online

II.1.c. Prosedur operasional tetap (SOP) telah dievaluasi

Seluruh SOP utama (akademik) telah dievaluasi dan telah ditindaklanjuti berupa perbaikan SOP atau usulan perbaikan SOP; saat ini evaluasi dilaksanakan oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM) FT terutama pada SOP pelayanan utama (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian).

Bukti Dukung Evaluasi SOP:

II.1.a.1. Laporan Evaluasi SOP FT

II.2. E-Office

II.2.a. Sistem pengukuran kinerja unit sudah menggunakan teknologi informasi

Sistem pengukuran kinerja di ULM sudah menggunakan teknologi informasi yaitu Sistem Informasi Kinerja (simperja) ULM. Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIA) dan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi umum ULM dan digunakan juga oleh FT dalam mengukur kinerja. Inovasi sistem pengukuran kinerja di tingkat FT adalah adanya dashboard kinerja online dan realtime yang diambil dari berbagai sumber (feeding data) seperti database kepegawaian, database akademik, database keuangan, dlsb. Seluruh informasi kinerja FT pada akhirnya ditampilkan melalui web FT. .

Bukti Dukung Pengukuran Kinerja menggunakan Teknologi Informasi:

II.2.a.1. Screen shot Simperja
II.2.a.2. Screen shot IKF & link ke dashboard https://ft.ulm.ac.id/id/profil/indikator-kinerja-ft/

II.2.b. Operasionalisasi manajemen SDM sudah menggunakan teknologi informasi

ULM telah memiliki dan memanfaatkan teknologi informasi dalam operasionalisasi manajemen SDM yaitu SIPEG ULM yang datanya terkoneksi dengan aplikasi SKP dan BKD yang rutin diisi dan dikumpulkan oleh dosen dan tenaga kependidikan. Adapun inovasi yang dilakukan adalah mengintegrasikan aplikasi SIPEG ULM dengan SISTER (Sistem Informasi Sumberdaya Terintegrasi) yang dikelola oleh kementerian

Bukti Dukung Operasional Manajemen SDM menggunakan Teknologi Informasi:

II.2.b.1. Screen shot SIPEG ULM
II.2.b.2. Screen shot SISTER ULM
II.2.b.3. Screen shot SINTA,
II.2.b.4. Screen shot SIMLITABMAS,
II.2.b.5. Screen shot SCHOLAR,
II.2.b.6. Screen shot DUK FT
II.2.b.7. Screen shot kinerja/analitic SDM yg ditampilkan di web ft

II.2.c. Pemberian pelayanan kepada publik sudah menggunakan teknologi informasi

Pemberikan pelayanan kepada publik di FT sepenuhnya telah menggunakan teknologi informasi sehingga semua layanan bersifat online. Terdapat 46 layanan online, yaitu:

Layanan administrasi akademik: 24 layanan yang diperuntukkan bagi mahasiswa, alumni, masyarakat, dan mitra.
Layanan informasi capaian kinerja: 1 layanan yang khusus untuk manajemen (pimpinan FT) memantau / mengendalikan seluruh pelayanan FT.
Layanan informasi dan pengaduan: 2 layanan yang diperuntukan seluruh civitas dan juga masyarakat untuk menyampaikan pengaduan dan meminta informasi.
Layanan komersial karya intelektual: 4 layanan yang diperuntukan seluruh civitas dan juga masyarakat untuk mengakses karya intelektual dosen FT yang bersifat komersial
Layanan perkantoran digital: 15 layanan yang diperuntukkan bagi manajemen/pimpinan, tenaga kependidikan dan juga dosen.

Inovasi yang ada di layanan online FT adalah memanfaatkan platform Workspace for Education sebagai back bone sehingga seluruh layanan dibangun dengan aplikasi yang legal, free, dan didukung penuh oleh layanan berstandar dunia (khususnya keamanan data), stabilitas server, dan juga pengembang aplikasi pihak ketiga yang sangat andal.

Bukti Dukung Pelayanan Publik menggunakan Teknologi Informasi:

II.2.c.1. https://ft.ulm.ac.id/id/layanan-ft-e-services/
II.2.c.2. https://ft.ulm.ac.id/id/layanan-ft-command-center/
II.2.c.3. https://ft.ulm.ac.id/id/layanan-ft-e-response/
II.2.c.4. https://ft.ulm.ac.id/id/layanan-ft-e-commerce/
II.2.c.5. https://ft.ulm.ac.id/id/layanan-ft-e-office/

II.2.d. Telah dilakukan monev pemanfaatan teknologi informasi dalam pengukuran kinerja unit, operasionalisasi SDM, & pemberian layanan kepada publik

Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap (1) pemanfaatan teknologi informasi, (2) Pengukuran Kinerja Unit, dan (3) Pemberian Pelayanan Kepada Publik telah dilakukan secara berkala (bulanan) dengan menggunakan aplikasi monev online;

Bukti Dukung Monev Pemanfaatan Teknologi Informasi:

II.2.d.1. Laporan Monev Pemanfaatan TI
II.2.d.2. Laporan Monev Pengukuran Unit Kerja
II.2.d.3. Laporan Monev Pemberian Pelayanan Publik
II.2.d.Dokumen Laporan Monev Pemanfaatan TI
> Bulan Januari 2021
> Bulan Februari 2021
> Bulan Maret 2021
> Bulan April 2021
> Bulan Mei 2021
> Bulan Juni 2021
> Bulan Juli 2021

II.3. Keterbukaan Informasi Publik

II.3.a. Kebijakan tentang keterbukaan informasi publik telah diterapkan

Kebijakan tentang Keterbukaan Informasi Publik di ULM diatur dalam SK Rektor No. 005/UN8/HM/2017. Sebagai Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID) Pelaksana adalah Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama, dan Humas, sementara petugas informasi pelaksana adalah Kasubag Humas ULM. Selanjutnya juga ditetapkan PPID Pelaksana Pembantu dan Petugas Informasi Pelaksana Pembantu di Rektorat, Lembaga, dan UPT di lingkungan ULM berdasar SK Rektor No. 046/UN8/HM/2017.

Sedangkan untuk tingkat fakultas, maka dekan ditetapkan sebagai PPID Pelaksana Pembantu dan Kabag Tata Usaha sebagai Petugas Informasi Pelaksana Pembantu berdasar SK Rektor No. 045/UN8/HM/2017. Dalam implementasinya, seluruh informasi yang dapat diakses publik ditampilkan atau dapat diakses melalui website FT.

Bukti Dukung Penerapan Kebijakan Keterbukaan Informasi:

II.3.a.1. SK Rektor No. 005/UN8/HM/2017. (& Lampiran)
II.3.a.2. SK Rektor No. 046/UN8/HM/2017.
II.3.a.3. SK Rektor No. 045/UN8/HM/2017.

II.3.b. Telah dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik

Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik dilakukan secara rutin dan dilaporkan melalui Laporan Capaian Pelayanan ULM mulai tahun 2015 sd 2019. Sedangkan untuk FT, pelaksanaan keterbukaan informasi publik juga dilakukan monev untuk bahan tindak lanjut perbaikan. Monev dilaksanakan menggunakan aplikasi monev online.

Bukti Dukung Monev Pelaksanaan Kebijakan Keterbukaan Informasi Publik:

II.3.b.1. Laporan Keterbukaan Informasi Publik
II.3.b.2. Dokumen Laporan Monev Keterbukaan Informasi Publik